幹事ガイド～今日からアナタもカリスマ幹事～

このページでは、幹事をする際のポイントをまとめてました。

日程を決めるときのポイント！

「できるだけ」参加者の希望を聞く。
全員は難しいですが、多数決で決めてしまって問題ないでしょう。

お店に予約をする。

お店に予約する時は、
○日にち
○時間
○人数
○席のみの予約か、コースも頼むのか

を伝えましょう！！

を箇条書きにして前もって準備しておくといいかもしれません。
人数変更はいつまで受け付けてくれるのかも確認しておくとベターです。

参加者に案内メールを送る。

案内には以下の項目を入れておきましょう。

開催月日
集合時間
集合場所
開始時間
お店の名前
お店の電話番号
お店の地図
会費
予約名（何という名前で予約しているか）
緊急連絡先

　当日
参加者の確認
会費回収
乾杯
会の進行
会のお開き

乾杯は、必ずしも幹事ではなく、場合によっては、他の人がやったほうがいいかもしれません。

会の後

終った後に飲み会の写真をみんなに送ると意外と喜ばれるものです。
余裕が有ったら集合写真を撮ると良いかもしれません。

アナタの幹事成功を心からお祈りしますっ
画像：Lovely Collection

画像の持ち出し禁止です。

飲み会の楽しいひと時、是非、デジカメで写真にとって思い出に残したいものですね。

撮った写真は、みんなでシェアできるとますます、楽しいですよね。

とは言え、デジカメで撮る画像は、案外重たいもの。。。。。
1枚ならイザ知らず、数枚の画像を送るとなると負荷がかかります。

そんなときは、Ｙａｈｏｏ！フォトを使うと便利です。

Ｙａｈｏｏ！フォトに写真をアップロードして、Ｙａｈｏｏ！ＰｈｏｔｏのＵＲＬを教えれば、画像の重さを考えず写真を楽しめます。

Ｙａｈｏｏ！フォトの使い方は至って簡単。なので、初めての方もこれを機会に覚えましょう！

超簡単！Ｙａｈｏｏ！フォト　アップロード方法

【Ｙａｈｏｏ！フォトが使える条件】

Ｙａｈｏｏ！ＪＡＰＡＮのＩＤを持っていること。

ＩＤを持っていない場合、Ｙａｈｏｏ！フォトのページからもＩＤを取得できます。

１、Yahoo!フォトにログインする。

２、アルバムを作るを選ぶ

３、アルバムを作成する

まずアルバムの名前を入れます

次にアルバムの公開設定を行います。
デフォルトだと非公開（＝自分のみしか見れない）の設定なので要注意！！
公開に直しましょう

最後にアルバムのテーマを選ぶ（任意）

でアルバムの完成です。

４、アルバムを作ったら、アルバムに写真をアップロードします。

完成後のページの写真を追加ボタンを押します。

アップロードツールもしくは通常のアップロードで、アップロードしたい写真を選んでアップロードボタンを押します。

完了！！

画像：Lovely Collection

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幹事になった時、お店選びに悩んだことはありませんか？

お店選びに悩んだ時に、役立つサイトをこっそり教えます＾＾

【Ｃａｏｒｕ流☆お店の探し方】

、ホットペッパー編

ホットペッパーホームページ

まず大まかなエリアを選びましょう↓
例）東京など

大まかなエリアを選んだら、優先順位の高いジャンルを検索しましょう

または、下のほうにあるジャンルで選んでもよいです

ぐるなび　編

ぐるなびホームページ　http://www.gnavi.co.jp/

でまず、エリアサーチ↓で、飲み会を行う場所を大きく絞ります。

エリアサーチで大まかなエリアを絞ったら

　
真ん中あたりにある　ぐるなびレストラン検索↓から、お店を探すと便利です。

色んな項目から検索することが出来ます。
（例えば、場所、お料理の種類、目的など）

検索を行う際に、優先順位の高いものから絞り込んでいきましょう！

例えば、美味しい中華が食べたい！というのが譲れない条件であれば、まず料理で中華を絞り込んでから、場所を絞るなど。

その時その時に応じて、検索方法を変えましょう

画像：Lovely Collection

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日程を決める際に便利なサイトちょー助の使い方を説明します。

このサイトのＵＲＬ　http://chosuke.rumix.jp/　にいきますと、↓のような画面が出ます。

まず、サンプルを見ましょう

http://chosuke.rumix.jp/info.aspx

こんな風なスケジュール帳が作れるサイトです。

日にちごとに各参加者が参加可能かどうか、はたまた人数まで集計してくれます。

【ちょー助スケジュール帳の作り方】

基本的には、新しいスケジュール表作成は 、、、ｃｌｉｃｋのボタンを押して必要な情報、

（基本情報の入力、期間と時間帯の入力、候補日の設定、管理パスワード設定）を書かれている通りに入力すると完了です。

期間と時間帯の入力 の画面では、自由に記入が出来るので、用途に応じて使い分けましょう。

例えば、会社の飲み会で平日夜のみ、とか、自分が都合が悪い日を外すことも出来ます。

完了したら、スケジュール帳のページのURLが出てきます。
それを、参加予定者にメールしてスケジュールを記入してもらいましょう。

【ちょー助記入の方法】

さて、ちょー助を作成したら参加者に記入してもらう必要があります。
記入方法も、とても簡単！なのですが、初めての人は、戸惑うかもしれません。
なので簡単に説明をしておくと親切だと思います。

記入方法

１．まず画面に入ります。
↓画面の赤く○をつけたところをクリックします。

２、クリックするとこの様なページ↓に行きます。

画面↑の青く○で囲んであるところを選んでもらったり補足・コメント欄に記入してもらい（補足・コメント欄は、ブランクでも可）、書き終わったら、赤く○で囲んであるところをクリックします。

これで登録完了です。

また、スケジュールを書き直すときもこのとき設定したパスワードを使うと後日変更も可能です。

まりちゃん

「飲み会がお開きになったら、お役目終了かな？」

Ｃａｏｒｕ

「うん。お疲れ様だね。
もし、余裕が有ったら、飲み会の写真をみんなに送ると喜ばれるよ。」

まりちゃん

「それ、Ｇｏｏｄ　Ｉｄｅａ☆
デジカメで撮った写真を手軽にみんなに送れる方法ないかなー」

Ｃａｏｒｕ

「それなら、Ｙａｈｏｏ！Ｐｈｏｔｏがお勧めだよ。
使い方は、こちらのページで説明するね。」

まりちゃん
「Ｃａｏｒｕさん、ありがとー」

画像：Lovely Collection

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イラスト提供
こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ
　　　

まりちゃん
「飲み会当日ってどんなトラブルがあるかな。。。私、不安だな。。。。」

Ｃａｏｒｕ
「一番多いのが、ドタキャンかな。
具合が悪くなって参加できないとか。
当日だと、コース料理の場合、キャンセル料が発生してしまうので、ちょっと困る。。。
なので、私は、予約する段階で、人数を少なめに予約します。
もし、キャンセルする人がいなかったら、その時は、当日お店の人に人数の追加と言う形で帳尻をあわせます。

お店的にも、人数が増える場合は、容易に対応してくれることが多いよ。」

まりちゃん

「そうなんだ。他には、なにかある？」

Ｃａｏｒｕ

「会費の回収かな。。。。
前もってお釣りを用意しておくと便利だよ。」

画像：Lovely Collection

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イラスト提供
こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ

まりちゃん

「準備も済んだし、当日は何をしたらいいのかな？」

Ｃａｏｒｕ

「当日は、ちょっと早めにお店に着くといいよ。
幹事が遅れて登場すると、先に来ている参加者の人たちは、何していいのか分からないから。

で時間になってボチボチ人が集まり始めたら、まず飲み物を注文して、乾杯をしましょう！

当日、遅れてきた人がいた場合、その人の飲み物が来たらまた、乾杯をしましょう！

あとは、飲み会で、お誕生日のお祝いでお花を贈呈するとか余興が有る場合、その仕切りもします。

そして、お開きをして、お店に精算するまでが、幹事の仕事よ。」

まりちゃん

「結構、幹事って慌しいね。」

Ｃａｏｒｕ
「そうなんだよね。
だから、会費の回収は、早めにしておくとベターかも。」

まりちゃん

「前もって、知っておいて良かったーー」

イラスト提供
こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ

まりちゃん

「ご案内メールも出したし、あとは当日まで何かすること有るかな？」

Ｃａｏｒｕ

「そうだね、念のため参加者の名前と出来たら連絡先を紙に書いて当日持っていくと安心よ。
時間になってもこない人がいるかもしれないから、その時に連絡取れるようにしておくといいよ。
幹事の連絡先は、参加者には教えておいて、連絡が取れるようにしておく必要もあるわね。」

まりちゃん

「よし、これで準備完了だ！」

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こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ

まりちゃん

「日程も決まったし、お店も決まった！！
Ｃａｏｒｕさん、この後は、どんな準備があるの？」

Ｃａｏｒｕ

「参加者に、飲み会のお知らせのメールを出すのが残ってるよ。

日時、
お店、
地図、
会費
予約した人の名前
緊急連絡先
などを書いてみんなにお知らせする必要があるの。」

まりちゃん

「はぁーい。」

Ｃａｏｒｕ

「お知らせメールを随分早く出した時は、リマインダーのために、会の2、3日前にも確認のメールですって言って再び連絡すると親切よ。」

まりちゃん

「そうだね。いたれりつくせりの感じだね。」

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こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ

まりちゃん

「お店も探して、これからお店に予約しまーす☆
お店には、日にちととか人数を伝えればいいんだよね？」

Ｃａｏｒｕ

「そうそう。お店の人に予約する時は

○日時
○人数
○連絡先
○予約の変更はいつまで、可能か

は必要だね。

あともしコース料理を予約する際は、一緒に予約しちゃいましょう♪
コース料理のメニューは融通が利いたり、
たとえばお誕生日会とかだったら、ケーキやお花を持ち込んでも良いケースもあるので
予約の際に聞いてみるといいかも。

結構大事なのは、予約の変更、特に人数の変更は、キャンセル料を取られるケースも有るので
キチンと確認しておいたほうがいいよ。
たいていのお店は、前日までなら人数変更は受け付けてくれるけれど、お店によっても違うからね。」

まりちゃん

「ほうほう。確かに人数ってなかなか確定しないもんねーー。
人数変更の確認は、大事だからキチンと確認しないとね」

イラスト提供
こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ

まりちゃん

「Caoruさん、みんなのスケジュールを聞いて日程はきまったよ。
次はなにをすればよいかなぁ？」

Ｃａｏｒｕ

「次は、お店を決めましょう。」

まりちゃん

「お店かぁーー。どんなお店がいいかな？？」

Cａｏｒｕ

「私は、ホットペッパー、ぐるなびとかで検索して探してるよ。
結構便利だよーー☆」

まりちゃん

「おぉーー。これは便利だね！！

でも、沢山有りすぎて、ドレが良いか悩んじゃう＾＾」

Cａｏｒｕ

「そうなのよ。お店がいっぱいだと、選ぶの困っちゃうよね～
あとは。。。。Ｔｏｋｙｏ　Ｗａｌｋｅｒ　とか　東京一週間とか情報誌にも、良いお店が出てるから日頃からそういうのをこまめに見てチェックしておくと便利かも。
カオル流のお店の検索方法をこちらのページに載せておくから参考にしてね。

お店を選ぶ方法は、色々有るけれど、お店を決めたら、（初めて行くところは）出来るだけお店を下見したほうがいいよ。」

まりちゃん

「お店の下見って何で必要なの？ホームページで充分じゃない？」

Cａｏｒｕ

「それはね、、お店のホームページと実際のお店の雰囲気って違う場合が多いから、かな。
実際行ってみて、こんなはずじゃなかった。。。。って後悔するよりも、前もって確かめたほうが安心だから、かな。
また、初めて行くところは地理的にも不安だし・・・」

まりちゃん

「わかりましたー。
有難う。」

イラスト提供
こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ

まりちゃん

「Ｃａｏｒｕさん。
幹事になったら最初は何から始めたらいいかな？」

Ｃａｏｒｕ

「まずは、日程をきめないとね。
参加者のみんなに日程を聞きましょう♪」

まりちゃん

「はぁーい。どうやったら、みんなの意見を取り入れられるかな？」

Ｃａｏｒｕ

「スケジュール調整は、ちょー助というサイトを使うと便利だよ。使い方は、こちらのページで説明するね。
ここで参加者にスケジュールを書いてもらって人数が一番多い日にちに決定するといいよ。」

まりちゃん

「有難う。Ｃａｏｒｕさん。」

イラスト提供
こばやし真合子Ｆａｃｔｏｒｙ

幹事は、飲み会、食事会のとりまとめをする役割があります。

開催日を決める。　お店を決める。　参加者の確認。　会の進行役。

その役割は多岐にわたります。
が、一つずつ確実に行えばそれほど難しいものはありません。

一つずつ、確実にこなしましょう！

それぞれ項目を作りました。
時系列順に準備することをまとめてあります。
これを読めば漏れがなく幹事の準備が出来るようになっております。

幹事の役割

○飲み会の日程を決める

○お店を決める　その１　その２
○飲み会のお知らせを出す

○参加者を確認する

○飲み会の司会・進行について

○当日のトラブルについて

○飲み会後について

このサイトでは、初めて幹事をする後輩まりちゃんの質問にお姉さんのＣａｏｒｕが幹事の方法をＱ＆Ａ形式で答えるという形で進めて行きます。
また、最後にポイントをまとめて紹介いたします。

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